Hvis EAN-nummeret udskiftes sikres det, at 2011-fakturaer og 2012-fakturaer tydeligt adskilles fra hinanden, og det bliver derved lettere at skille regnskaber fra den gamle institution fra regnskaber fra den nye. Derudover er EAN-nummeret primærnøglen for kommunikation mellem flere af firkløversystemerne. Et nyt EAN-nummer er derfor hensigtsmæssigt, hvis en fusioneret institution vælger at oprette ny bogføringskreds og nyopretter de systemer, der knytter sig til den nye bogføringskreds.
EAN-nummeret er nøglen i RejsUd-databasen. Det er den nøgle, RejsUd benytter til at kommunikere data til og fra Navision Stat. EAN-nummeret er ligeledes nøglen for adressering af data til IndFak. Her fungerer EAN-nummeret også i datakommunikationen til Navision Stat og ved afstemning mellem de to systemer. Sluttelig benyttes EAN-nummeret også som nøgle til dataudtræk til ØSLDV.
Genbrug af EAN-nr.
Det er teknisk muligt at genbruge eksisterede EAN-numre i forhold til IndFak. Problemet med denne løsning er, at selvom IndFak vil komme til at fungere, vil det besværliggøre RejsUd-integrationen og ØSLDVs udtræk. På tilsvarende vis vil fakturaopdelingen i IndFak mellem gammel og ny institution blive mere utydelig.
Hvis institutionen fortsætter i en eksisterende bogføringskreds, vil der næppe være behov for at ændre EAN-nummer. Dog skal leverandører på tilførte eller afgivne opgaver have oplyst det korrekte EAN-nummer fremadrettet.
Hvis to tidligere selvstændige institutioner fusioneres uden yderligere ændringer, vil de have mulighed for at bibeholde begge EAN-numre, vælge et af dem som det fortsættende eller oprette et helt nyt EAN-nummer. Valget beror ikke kun på tekniske overvejelser, men også på institutionens interne organisering og leverandørdialog.
Nyt EAN-nr.
Hvis institutionen får oprettet en ny bogføringskreds, vil det i de fleste tilfælde også være fordelagtigt at få tilknyttet et nyt EAN-nummer.
En ændring af EAN-nummeret vil indebære, at institutionen skal meddele dette til alle sine leverandører, og sandsynligvis i en tid efter ændringen skal være opmærksom på, at leverandørerne nu også sender fakturaer til det nye EAN-nummer.
Får institutionen oprettet et nyt EAN-nummer, skal der samtidig ske en UDDI-registrering af det. I forbindelse med ressortændringer sikrer Moderniseringsstyrelsen, at UDDI-registreringen sker. Derefter bør institutionen hurtigt meddele det nye EAN-numre til sine leverandører, så fakturaer, der angår den nye institution, kan fremsendes hertil.
Først når 2011-regnskabet er lukket, slettes UDDI-registreringen af de gamle EAN-numre. Indtil dette tidspunkt vil det fortsat være muligt at sende til de gamle EAN-numre, så fakturaer fortsat vil kunne tilgå 2011-regnskabet.