Spørgsmål
Svar
Står der "Delvis afvist" i kolonnen NKS Journalstatus, betyder det, at Nemkonto har afvist en eller flere linjer i din fil. Dine betalingsposter er dermed ikke i orden. Du kan lokalisere fejlen ved først at gå ind i din betalingsjournal, menuknappen "Journal" og "Betalingsposter". Ved at løbe de enkelte poster igennem, kan du se på indholdet i kolonnen "NKS fejlbeskrivelse", hvad dit problem skyldes. Det kan fx være en fejl i CPR- eller CVR-nummeret. Er der ikke nogen besked i kolonnen "NKS fejlbeskrivelse", må du åbne de enkelte poster for at finde fejlen. Det kan fx være at modtagerkontoen ikke findes, eller at der mangler specifik konto for disse betalingsposter.
Bemærk: Indtil Navision 5.1 bliver frigivet, skal statussen på betalings filen ses på betalingsposten, idet retursvar 8 overskriver retursvar 2 (delvist afvist) med modtaget.
Meddelelsen "der er opsat prokura" kan du møde i skærmbilledet udbetalingskladden, fx når du som kasserer vælger "godkend" og "send". Meddelelsen er en besked om, at du skal tjekke din prokuraopsætning i forhold til udbetalingskontoen. Baggrunden er, at udbetalinger via Nemkontosystemet skal godkendes af to personer og at prokurahåndtering altså er påkrævet.
Når betalinger sendes enten Via API-Løsningen til Danske Bank eller Nemkontosystemet, skal godkendelsen ske i Navision Stat. Derfor skal der opsættes prokurehåndtering.
Hvor finder jeg mere information?
Læs hvordan prokurahåndtering opsættes i Statslig brugervejledning til Betalingsformidling - nærmere bestemt under afsnittet Bankkontokort.
Når en betaling er modtaget korrekt i NemKonto Systemet får den status 'Modtaget NKS' i Navision Stat og udbetalingskladden kan herefter bogføres. Betalingen vil dog efterfølgende kunne fejle, når betalingen når Danske Bank eller modtagers bank.
Procedure, når udbetalingskladden er bogført
- Se hvad betalingen fejler på i feltet 'NKS fejlbeskrivelse'. Sti: Økonomistyring/Gæld/Oversigt/Betalingsjournaler/knappen "Journal"/Betalingsposter
- Ret eventuelt oplysningerne på kreditorkortet
- Omposter. Udbetalingskontoen skal debiteres beløbet og udgiftskontoen skal krediteres
- Lav en ny faktura. Påfør eventuelt en bemærkning på fakturaen. Sti: Køb/Ordrebehandling/Faktura/Knappen "Faktura"/Bemærkning
- Godkend og send den nye betaling
- Marker den afviste betaling med 'håndteret', så du efterfølgende kan se at du har håndteret den afviste betaling. Sti: Økonomistyring/Oversigt/Betalingsjournaler/kolonnen "håndteret"
Sådan kan du undgå at få en afvisning efter bogføring af udbetalingskladde
Undlad at udsøge betalinger lang tid frem. Betalingerne kommer først gennem kontrollen i Danske Bank to dage før forfaldsdato og vil indtil da ligge i NemKonto Systemet. Ved at udsøge få dage frem - og vente med at bogføre udbetalingskladden til den er modtaget i Danske Bank kan du undgå at få afvisninger efter du har bogført udbetalingskladden.
Du kan selv opsætte i udbetalingskladden, hvor lang tid frem, du vil udsøge betalinger. Sti: Køb/Ordrebehandling/Udbetalingskladder PM/Knappen "Betaling"/ Betalingsforslag/ Opsætning. I feltet 'Sidste betalingsdatoformel' kan du indsætte '2D', så udsøger du alle betalinger i Navision Stat med en betalingsfrist inden for de næste to dage.
Det er at gennemføre en fuld faktureringsproces - fra modtagelse af den elektroniske faktura i et workflow system og til betalingen er gennemført - uden at udskrive noget papir!
I betalingsgodkendelsen anvendes rapporten 'Check original Dokument', som sammenholder oplysninger på den originale elektroniske faktura med det registrerede i udbetalingskladden. Underskrift og medfølgende arkivering overflødiggøres, da betalingsgodkendelsesoplysninger fremgår af Navision Stat. Sti: Økonomistyring/Gæld/Oversigt/Betalingsjournaler/Knappen "Journal"/Betalingsposter/Betaling/Historik.
Læs mere om best practice i fakturahåndtering under afsnittet Best Practice på siden elektronisk fakturering.
a. Først hentes bankopsætningsfilen på ØS Hjemmeside. Filen skal gemmes lokalt. Hent bankopsætningsfilen under Officielle frigivelser
b. Gå i Økonomistyring/ Opsætning/ Betalingsformidling og vælg punktet "Bank"
c. Find Bankkortet til Danske Bank, og fjern markeringen i feltet anvendes. Gør det samme for bankkortet til Nemkonto
d. Indlæs bankopsætningen under Økonomistyring/ Opsætning/ Betalingsformidling/ Periodiske aktiviteter. Find filen lokalt. Tryk ok for opdatering
e. Efterfølgende skal markeringen sættes på bankkortene igen. Her er det vigtigt at markeringen sker på Danske Bank først, og herefter Nemkonto.
Når betalinger sendes enten via API-løsningen til Danske Bank eller Nemkontosystemet, skal godkendelsen ske i Navision Stat. Derfor skal der opsættes prokurahåndtering. I Navision Stat er det muligt at opsætte således, at to personer i en forening kan godkende betalinger. Der er intet krav om, at de to personer, der godkender og sender betalingerne, har forskellige funktioner (fx. 2 bogholdere) De skal bare være oprettet i hver sin gruppe.
Læs mere Statslig brugervejledning til betalingsformidling.
Der kan være flere årsager til, at din betaling til Nemkontosystemet ikke er gået igennem, som den skal. I dit regnskab er der sandsynligvis tale om en af nedenstående fejlmuligheder. Se, om du kan lokalisere, om dit problem skyldes:
- manglende indlæsning af bankopsætningsfil til Nemkontosystemet
- forkert opsætning af bankcentralen
- manglende markering af ukomplette betalingsmetoder på Firmaoplysninger
- forkert opsætning af betalingsstrømstabellen
- manglende opsætning på finansbankkortet for en tilknytning af Nemkontosystemet bankcentral
- manglende prokura-opsætning på bankkortet.
Hvor finder jeg mere information?
Læs hvordan du retter op på ovennævnte fejl i Statslig brugervejledning til betalingsformidling, så din betaling fra Navision kan gå rigtigt igennem til Nemkontosystemet.
Betalingsmetoden indeholder en samling af betalingsmetoder, der understøttes af bankernes betalingssystem. Ved tilknytning af betalingsoplysninger til kreditor, får du kun tilbudt aktive betalingsmetode.
En af grundende til du ikke kan opsætte betalingsmetoden rigtig, kan skyldes, at du mangler at indlæse en bankopsætningsfil til Betalingsformidling (Nemkontosystemet). Ikke alle systemkomponenter i Navision Stat bliver opdateret ved en ny opgradering.
Læs om bankopsætningsfilen under Officielle frigivelser NS 5.0. (DBTs205.12.xml og NKS1.24.XML).
For at en bankcentral og dermed en underliggende betalingsmetode er aktiv, skal der være hak i feltet "anvendes" på bankkortet.
Du kan se bankopsætningen under stien: Økonomistyring\ Opsætning\ Betalingsformidling\ Bank
Nej og Ja.
Nej. Ikke hvis der er tale om at sende en ukomplet betaling gennem NemKonto Systemet. I dette tilfælde skal kreditorbetalingsgruppen 'NKS-CVR' eller 'NKS-CPR' bare tilkobles kreditorkortet.
Ja. Hvis der modtages en elektronisk faktura med betalingsoplysninger, skal de tilsvarende betalingsoplysninger være oprettet på kreditorkortet, ellers kan fakturaen ikke accepteres fra indbakken.
Det er nu muligt af få opdateret betalingsoplysning og bankoplysning på kreditor automatisk, ved accept af indgående købsdokument. Der kræves bare at der er sat en markering i styringsopsætningen i feltet 'Automatisk opdatering af kreditor' Sti: Økonomistyring/ Opsætning/ Generel integration/ E-Bilag/ Styringsopsætning.
I forbindelse med opgradering til Navision 5.0 er der kommet en ny integration op imod CVR registret, således at Navision har mulighed for at "overrule" eksisterende kreditor- eller debitor adresser med oplysningerne i CVR registeret, eller oprette et helt nyt kreditor- eller debitorkort med udgangspunkt i et CVR nummer eller CVR adressedata.
Afsendelsen af data til CVR registeret sker fra Administration/ Programopsætning/ CVR-Integration/ CVR Forslagsdata
Modtagelse af data fra CVR registeret og tilhørende opdatering af stamdata sker fra Administration/ Programopsætning/ CVR-Integration/ CVR Returdata.