En hensættelse er et beløb der optages på balancen til dækning af en forpligtelse, det er opstået i tidligere eller indeværende år, og hvor det er sandsynligt at forpligtelse udløses, men hvor den præcise størrelse og eller afviklingstidspunktet for forpligtelsen er ukendt.
Med sandsynlighed menes at det er mere sandsynligt – end ikke – at institutionen vil erkende forpligtelsen. Sandsynlighed er defineret som værende ”større end 50%” af at forpligtelsen indtæder.
Definitionen indebærer, at der skal skal hensættes til forpligtelser opstået som resultat af nuværende eller tidligere begivenheder. Hensættelser skal derfor dække fremtidige forventede udgifter, der følger af allerede indtrufne begivenheder.
Hensættelser skal indregnes når forpligtelsen indtræder, dvs. typisk når institutionen disponerer. Hvis forpligtelsen først indregnes når hensættelsen betales bliver regnskabet misvisende, idet der ofte er stor tidsmæssig forskydning mellem tidspunktet for disponeringen og betalingen af forpligtelsen.
Hensættelser kan både være retlige eller faktiske forpligtelser. En retlig forpligtelse foreligger, når institutionen som følge af aftale, lovgivning eller retspraksis skal indfri forpligtelsen. En faktisk forpligtelse foreligger, når en institution gennem sin handlemåde har skabt en berettiget forventning hos tredjemand om, at institutionen har til hensigt at indfri forpligtelsen.
Indregning af hensættelser
Der skal indregnes hensættelser til forpligtelser, hvor det er sandsynligt at forpligtelsen indtræder og hvor forpligtelsen ud fra et væsentlighedskriterium må anses at have betydning for institutionens økonomiske drift.
Nedenfor er nævnt eksempler på begivenheder, der som udgangspunkt skal udløse en hensættelse med mindre der er tale om beløb af ringe størrelse i forhold til den samlede økonomi:
- En tabsgivende aftale/kontrakt eller retssag som institutionen er part i og som institutionen ikke kan frigøre sig fra
- Forpligtelser vedrørende fratrædelsesordninger eller ordninger hvor medarbejdere fritstilles
- Forpligtelser i forbindelse med åremålsansættelser, som løbende optjenes og som med sikkerhed kommer til udbetaling
- Hensættelser til retablering af lejemål, når der i huslejekontrakten er krav herom. Lejemål indgået med Bygningsstyrelsen vil normalt ikke indeholde krav om hensættelse til reetablering
- Et anerkendt tab vedrørende en retssag som institutionen er involveret i
- Oprydningsforpligtelser på en miljøforurenet grund, når denne er anerkendt
Af eksempler på kalkulatoriske poster som det endvidere bør overvejes indregnet kan nævnes:
- Over/-merarbejde
- Flekstidsarbejde
- Skyldig resultat løn, bonusordninger og engangsvederlag mv.
- Jubilæumsgratialer
Det er ikke noget krav, at der indregnes hensættelser til de sidstnævnte poster og hvorvidt indregning er relevant må derfor bero på en afvejning af de administrative byrder ved indregningen i forhold til væsentligheden og det retvisende billede. Ansvaret for disse vurderinger eller skøn er en ledelsesanliggende, hvori der fx kan indgå vurderinger om en forbedret økonomistyring.
Værdiansættelse af hensættelser
Hensættelser opgøres til kostpris, og hvis denne ikke kan opgøres, vurderes en estimeret dagsværdi, over hvad det koster at indfri forpligtelsen, herunder afledte omkostninger. Hensættelser må normalt baseres på estimater, det vil sige bedste skøn.
Konteringsoplysninger
Følgende kontonumre anvendes i relation til hensættelser:
Balance konto 76.11-76.17.